El arte de delegar

Sí, definitivamente delegar es un arte. Uno de los dolores de crecimiento que casi todas las empresas comienzan a tener en su afán por desarrollarse, es la dificultad para delegar tareas.

Como empresarios o gerentes de Pymes (o emprendimientos), fuimos creadores de todas las tareas y funciones. Por ende, a la hora de delegar en otras personas aquello que siempre hicimos nosotros nos aparecen dificultades.

Delegar es un proceso necesario y clave para el crecimiento de cualquier empresa. Mientras nosotros como gerentes no podamos despegar la mirada de la mera operatividad del segundo a segundo, nunca tendremos tiempo para ocuparnos de lo más amplio: lo estratégico de nuestro negocio. Eso es quizás lo más importante, pero muchas veces queda tapado por la necesidad de resolver lo urgente.

Cuando trabajo con empresarios les sugiero que comiencen por anotar cuáles son las tareas que le estorban en el día a día. Esa es, a mi juicio, una excelente manera de ver por donde arrancar. Estas tareas suelen ser cosas simples y muy fáciles para sacar de su agenda. Y al hacerlo, esta gente se encuentra con más tiempo disponible, por ende con mejor calidad de tiempo para ocuparse de hacer crecer su negocio.

Es posible que al pensar el proceso de delegar, pienses en tareas difíciles, cruciales para la empresa, y que solo tú puedes hacer. Así es nuestra lógica de pensamiento. El cambio aquí es pensar en tareas simples que te hagan ganar tiempo.

Tuve un cliente en un empresa, vamos a llamarlo Carlos, que cada día iba al banco a buscar cambio, no era un proceso clave de su empresa, el estaba acostumbrado “porque siempre lo había hecho así”. Este proceso le llevaba más de una hora por día. Al identificarlo, lo delegamos en uno de sus empleados, y solo dos veces por semana. Con esta simple acción, Carlos se ahorro 5 horas laborales.

7 claves para delegar eficientemente una tarea

Me gustaría dejarte algunas sugerencias:

1. Da a conocer abiertamente, con claridad y por escrito la tarea que se está delegando.

2. Describe los objetivos y responsabilidades que conlleva dicha tarea.

3. Tomate el tiempo para explicar la tarea en detalle, y responder todas las dudas que el nuevo responsable pudiese tener.

4. Determina un periodo de transición o entrenamiento para que el nuevo responsable se sienta a gusto con la nueva tarea. Brinda retroalimentación y acompaña en el periodo de aprendizaje.

5. Establece un cronograma de supervisión de la gestión de la nueva tarea (esto también es recomendable para todas las tareas y roles de la empresa).

6. Sé cuidadoso, respetuoso y amoroso a la hora de delegar. La forma si importa.

7. Mantente siempre abierto a escuchar sugerencias por parte de tu equipo.

Ventajas de delegar eficientemente

1. Ahorrás tiempo y reduces tu carga laboral.

2. Tienes más tiempo de calidad para dedicarle a tu negocio.

3. Permites que tu equipo crezca en otras tareas.

4. Muestras mayor confianza en los integrantes de tu equipo.

5. Das la posibilidad a nuevas, y quizás mejores maneras, de realizar las tareas dentro de tu organización.

Espero que hayas disfrutado la lectura, y como siempre aguardo tus comentarios.

Un abrazo,

GUS